Визуализация, прозрачность и гибкость — принципы методологии канбан, помогающей организовать и оптимизировать процесс управления проектами. Главные герои методологии — канбан-доски, где каждая задача вынесена в колонку по статусу выполнения. Доска помогает расставлять приоритеты, отслеживать дедлайны, назначать ответственных сотрудников и при необходимости быстро и наглядно для всей команды всё это менять.
Канбан — изначально система разработки, поэтому этот метод особенно популярен в IT. Но доски активно используют и во многих других сферах: от планирования личных дел до маркетинговых проектов, HR, СМИ, производства и другого. Подробнее о том, что такое канбан, как и где составить доски и кому больше всего подходит этот метод, рассказываем в этой статье.
Что такое методология канбан
Канбан — это способ управления задачами, при котором все этапы работы визуализируют на доске. Все члены команды могут отследить статус процессов в каждый момент времени.
Методология канбан делает работу над проектом полностью прозрачной, позволяет отслеживать дедлайны и контролировать сотрудников. Для этого доску разделяют на колонки, каждая отражает определённый этап, например:
- планируется,
- в работе,
- тестируется,
- в доработке,
- готово.
Этапы могут быть разными в зависимости от проекта. Ограничений по их названию или количеству нет. Например, для менеджера проектов это могут следующие пункты:
- проектирование,
- согласование,
- разработка,
- дизайн,
- тестирование,
- анализ.
Задачи фиксируют на доске в виде карточек, куда вносят описание, приоритетность, ответственного за задачу, сроки. Карточку перемещают по колонкам в зависимости от её статуса. Например, из колонки «в работе» в колонку «завершено».
Канбан — относительно новый термин, его часто путают со схожими и в какой-то степени связанными понятиями scrum и agile. Рассказываем, в чём разница.
Чем kanban отличается от agile
Схематическое изображение agile-подхода. Источник: dalee.ru
Agile (agile software development) — это методология гибкого подхода к разработке программного обеспечения. Термин возник в среде IT и предполагает отход от жёстких рамок заданных проектов и планов. Agile-философия призывает подстраиваться под меняющиеся условия и адаптировать процесс разработки с учётом обратной связи от заказчика и пользователей.
Таким образом, agile — это общая философия, подход к управлению проектами, а kanban— один из методов этого подхода.
_140x140_ae5.png)
Чем Kanban отличается от Scrum
Scrum, как и канбан, — это agile-методология для разработки продуктов в изменчивой среде. Подход предполагает поэтапную работу, где каждая новая стадия — спринт — зависит от предыдущей. На каждый спринт формулируют свой план и свои задачи и назначают команду.
Чёткая структура и есть главное отличие scrum от kanban, где бизнес-процессы делят не на равные спринты, а на стадии решения задач: «разработка», «тестирование», «доработка» и другие. Ещё одно отличие — длина итераций. В scrum между переходом от одной стадии к другой может пройти несколько недель. В kanban задачи могут меняться и переходить от сотрудника к сотруднику хоть ежедневно.
Как выглядит канбан-доска: примеры
Как должна выглядеть канбан-доска, каждая команда решает сама в зависимости от сложности проекта и многообразия задач и количества подключённых сотрудников. В самых простых формах это может быть маркерная или меловая доска, на которой можно рисовать или наклеивать стикеры.
Простейшая канбан-доска. Источник: pyrus.com
Такие доски удобны для личного планирования или небольших команд, которые работают вместе в одном офисе.
Для удалённой работы и многоуровневых проектов с несколькими командами намного удобнее использовать цифровые канбан-доски. С их помощью можно подключаться с любого места и статусы задач, создавать сразу несколько досок и команд, оставлять неограниченное количество комментариев и многое другое. Подробнее о сервисах для работы с канбан-досками мы рассказываем ниже.
Пример цифровой канбан-доски. Источник: giphy.com
Кому подходит и не подходит канбан
Можно сказать, что у канбан-досок нет ограничений в применении. Чаще всего этот метод используют разработчики, но канбан поможет организовать работу над любым проектом, даже если это планирование свадьбы или подготовка к экзаменам.
Тем не менее, канбан не слишком удобен при работе над долгосрочными проектами, где нужна чёткая структура и поэтапность выполнения работ. Подход гораздо эффективнее для решения текущих задач, чья приоритетность и статусы постоянно меняются. Кроме этого, канбан-подход может быть неэффективным для больших команд, где более 10 человек. Контролировать работу на одной доске будет сложно, лучше создать несколько рабочих пространств и разделить участников проекта на небольшие группы.
Какой именно метод подойдёт именно вам, можно выяснить, изучив подробнее, что такое agile, scrum и kanban. Чтобы помочь вам в этом, мы собрали лучшие курсы в табличке ниже.
Сервисы, где можно вести канбан-доску
Примеры канбан-доски и сервисы, в которых можно с ней работать, достаточно многообразны. Расскажем о самых популярных.
Trello
Пример доски в Trello. Источник: tilda.education
Язык: русский, английский
Стоимость: от 5 $ за пользователя в месяц
Бесплатная версия: до 10 досок, до 250 выполнений команд в месяц, неограниченное количество участников
Для методологии канбан — это один из самых известных инструментов. Trello отлично подходит тем, кто работает с несколькими проектами одновременно. В сервисе можно настраивать напоминания, прикреплять ссылки и файлы, отслеживать выполнение задач. Доступны различные способы фильтрации. Бесплатная версия Trello, в отличие от многих подобных сервисов, позволяет использовать функции практически без ограничений. Кроме этого, сервис интегрируется с другими приложениями — почтой, календарём и другими. Пользоваться можно как веб-версией платформы, так и приложениями для смартфонов и планшетов.
Jira
Пример доски в Jira. Источник: atlassian.com
Язык: русский, английский
Стоимость: от 7,50 $ за пользователя в месяц. На данный момент продажа ПО на территории России ограничена.
Бесплатная версия: до 10 участников
Jira изначально — это система отслеживания ошибок для разработчиков программного обеспечения, но сейчас её применяют и для управления проектами. Сервис позволяет распределять задачи и прикреплять к ним сотрудников, а также визуализировать на доске проекты, находящиеся в работе, и их текущий статус. Бесплатная версия ограничена 10 пользователями и размером хранилища в 2 Гб. Для использования сервиса в некоторых регионах может понадобиться VPN.
Weeek
Пример доски в Weeek. Источник: weeek.net
Язык: русский
Стоимость: от 590 ₽ за пользователя в месяц
Бесплатная версия: до 5 участников
Мультисервисный помощник с таск-менеджером и CRM адаптируется под любой рабочий процесс. С его помощью можно отслеживать дедлайны, контролировать работу сотрудников и отслеживать статус проекта. В бесплатной версии можно создать до 7 воркспейсов и собрать команду до 5 человек.
Яндекс.Трекер
Пример рабочего пространства Яндекс.Трекер. Источник: cloud.yandex.ru
Язык: русский
Стоимость: от 185 ₽ за пользователя в месяц
Бесплатная версия: до 5 участников
Яндекс.Трекер подходит для любых видов проектов, в том числе для очень крупных, над которыми работает одновременно несколько команд. Сервис позволяет настроить конфиденциальность с доступом для ограниченного числа пользователей. Трекер изначально создавали для внутренних процессов компании, он стал общедоступным только с 2017 года. В бесплатной версии может работать команда из 5 человек. Сервис предлагает разные тарифы для небольших, средних и крупных предприятий.
ПланФикс
Мы в Digital Academy пользуемся ПланФиксом. Вот так выглядит доска для работы над текстами
Язык: русский
Стоимость: от 2 € за пользователя в месяц
Бесплатная версия: до 5 участников
ПланФикс — это универсальный конструктор, который помогает полностью управлять задачами. С его помощью можно настраивать доступ каждого сотрудника соответственно его зоне ответственности, работать с письмами, сообщениями с сайта и мессенджеров, делать отчёты, вести учёт и аналитику и многое другое. Бесплатная версия рассчитана на команды до 5 человек, для более обширных проектов придётся оплатить один из тарифов.
Hygger
Доска в Hygger. Источник: hygger.io
Язык: английский
Стоимость: от 7 $ за пользователя в месяц
Бесплатная версия: до 100 Мб данных, неограниченное количество участников
Hygger — это сервис управления проектами для agile-команд. С его помощью можно создавать не только канбан-доски, но и scrum-проекты, roadmap и backlog. У платформы простой и понятный интерфейс и ничего лишнего, но только на английском. В бесплатной версии может работать неограниченное количество человек в команде, но интеграция с другими сервисами, например, Slack и GitHub, доступна только при подключении платных тарифов.
Notion
Канбан-доска в Notion
Язык: английский
Стоимость: от 4 $ за пользователя в месяц
Бесплатная версия: до 5 участников
Notion заменяет сразу несколько других сервисов — блокнот, канбан-доску, планировщик и онлайн-офис. В одном месте можно управлять задачами, собирать файлы, сохранять ссылки и даже создавать свою базу данных наподобие Википедии. В Notion удобно вести не только рабочие процессы, но и личные дела и учёбу. Сервис полностью на английском языке, но свои заметки можно писать на русском. В бесплатной версии можно работать командой до 5 человек, при этом количество создаваемых досок не ограничено. Для пользователей из России могут быть проблемы с оплатой.
MeisterTask
Интерфейс сервиса MeisterTask. Источник: meistertask.com
Язык: английский
Стоимость: от 8,50 $ за пользователя в месяц
Бесплатная версия: до 3 проектов, неограниченное количество пользователей, но ограниченные возможности итераций
MeisterTask предназначен в основном для создания канбан-досок с неограниченным количеством разделов. Каждое рабочее пространство можно настроить персонально, добавив необходимые уведомления и шаблоны для повторяющихся задач. MeisterTask интегрируется со множеством других сервисов: Microsoft Teams, Google Calendar, Google Drive, Dropbox и другими. Бесплатная версия ограничена всего тремя проектами, но с любым количеством участников.
